Dans le cadre de la mise en place du Flex-Office sur certains sites, la direction à souhaiter mettre en œuvre une « Commission Flex-Office » en 2023 afin de travailler le sujet avec les organisations syndicales. Dans ce cadre, la section CFDT est la seule section à avoir réalisé des propositions exhaustives (que vous trouverez ci-dessous) à la direction.

Propositions de la CFDT AXIONE pour la mise en place du Flex-Office

1.   Contexte de la mise en place du Flex-Office

Dans le cadre de la suppression du bâtiment du siège de l’entreprise, Axione souhaite transférer l’ensemble des collaborateurs travaillant actuellement sur ce site vers le site du Tangram tout en transférant une partie des collaborateurs du Tangram vers le Home.

L’aménagement d’espaces de Flex-Office est un défi important pour l’entreprise qui cherche ici à créer des économies de surface (à cause du non-renouvellement du bail du siège) en densifiant les espaces occupés et en modifiant profondément les rapports entre les salariés et leurs lieux de travail. Nous comprenons la volonté de la direction de ne pas louer de surface inutilement mais la suppression de 40 % des surfaces “parisiennes” d’Axione imposent de travailler minutieusement et intelligemment le sujet.

Fin 2022, il a été souhaité de revoir l’accord télétravail via un avenant (reprenant la majeure partie des demandes de la CFDT (sauf volet financier)) qui n’incluait aucun aspect sur le Flex-Office alors que nous demandions explicitement que des règles claires soient édictées. Sans proposition sur le Flex-Office et avec une suppression “surprise” du bâtiment du Skay, la CFDT a fait le choix, de ne pas signer cet avenant.

La CFDT considère qu’à la vue du passage “forcé” en Flex-Office (suppression de m² issues de la démolition de son siège et non reprise de m²), il aurait été judicieux de faire une expérimentation officielle avant la fin du bail du Skay.

Cependant, nous apprécions la mise en place de la commission “Flex-Office” permettant ainsi d’inclure les partenaires sociaux dans la mise en place de cette nouvelle organisation du travail.

C’est pourquoi, dans le cas où cette nouvelle organisation paraîtrait convenir à nos exigences, la CFDT s’autorise à signer l’avenant à l’accord de TTV ouvrant ainsi la voie à la mise en place du Flex-Office.

Avec des prix moyens au m² annuel compris entre 200 et 260 euros pour Malakoff, l’économie de loyer se situerait entre 900 000 € et  1 200 000 €. A cela s’ajoute les coûts en fonctionnement du bâtiment (chauffage, eau, taxes, etc.), difficiles à évaluer, mais estimés entre +10 et +25% du loyer.

Aussi, nous pensons que de nombreux éléments doivent être pris en compte dans l’aménagement du Flex-Office, tant pour garantir un espace de travail convenable que pour garantir une qualité de vie au travail pour les collaborateurs. Nous souhaitons donc que les coûts économisés soient réinvestis dans les propositions du présent document. La fin de “l’espace unique” de chaque collaborateur doit être vu comme une opportunité pour améliorer les espaces de travail et de temps de pause futurement mutualisés (de surcroît avec les économies réalisées par l’entreprise).

2.   Cadrage et fonctionnement

2.1. Planification

La CFDT souhaite que la mise en place du Flex-Office soit soigneusement planifiée avant de commencer les phases de travaux puis de déménagements. Cela implique de déterminer les besoins en matière :

• D’espace de travail et de détente des salariés
• D’aménagements esthétiques et fonctionnels des espaces
• De mise en place des règles claires encadrant le Flex-Office
• De communications

Nous demandons donc que :

• Pour chaque thématique du présent document les partenaires sociaux soient consultés et leurs propositions sérieusement étudiées (avec des réponses écrites en cas de refus)
• Le calendrier des différentes phases de réflexion, d’aménagements des espaces et de déménagements des collaborateurs soit présenté aux partenaires sociaux au moins 1 mois avant la mise en œuvre des actions
• Les communications auprès des collaborateurs soient sérieusement réalisées et qu’elles soient anticipées avec au moins 2 semaines d’avance

2.3. Règles et documentation

La CFDT exige à ce qu’aucun collaborateur ne soit forcé de faire du télétravail afin de satisfaire les besoins en Flex-Office. Tout collaborateur voulant venir travailler à 100% sur site y sera autorisé.

De plus, afin d’éviter tout conflit, nous proposons l’écriture d’un document “Les bonnes pratique du Flex-Office » à destination de l’ensemble des salariés afin d’expliciter les règles de base parmi lesquelles nous proposons :

• Ne pas toucher au matériel présent sur les bureaux
• Remettre en place le bureau utilisé tel que trouvé à son arrivée
• Rappeler les règles d’hygiène (cf. Partie 3.4. Hygiène)
• Pas de personnalisation d’un bureau sans autorisation du manager
• Premier arrivé = premier servi (pour les bureaux “standards”, cf. Partie 2.2. Organisation des espaces de travail)
• Etc.

Enfin, nous proposons que soit édicté un guide pratique “Comment organiser le Flex-Office dans mon service ?” à destination des managers en mettant à leur disposition des outils (plan préconfiguré, trame pour un planning prévisionnel, etc.) et des conseils afin d’organiser la transition de leurs équipes vers le Flex-Office efficacement.

2.2. Organisation des espaces de travail

A la vue des différents recensements réalisés, le taux de remplissage maximum des bureaux est d’environ 65% (le lundi). Nous demandons que le taux de bureaux conservés soit à minima de 7 bureaux pour 10 salariés (70% de la capacité actuelle) afin de garder des bureaux libres en cas de besoin (déplacement de collaborateurs entre les sites, présence de clients, présence de prestataires, besoin projets, etc.).

Concernant l’organisation générale des espaces :

• La CFDT demande que le Flex-Office soit organisé par “Quartier” (équivalent à un Open-Space sur un même étage) dans lequel les collaborateurs ne pourraient pas sortir afin d’éviter la fuite des collaborateurs d’un service vers un autre (en rouge dans le schéma ci-dessous)
• Nous souhaitons qu’au sein d’un même quartier soit organisé des espaces “Projet” (en noir dans le schéma ci-dessous) dédié à un projet spécifique. Les collaborateurs devraient en premier lieu s’installer dans leur zone projet avant de s’installer dans les projets adjacents
• Un nombre suffisant de salles de réunions/d’espaces de confidentialité de tailles différentes (de 2 à 20 personnes) devront être mis en place afin de faciliter les réunions distancielles et présentielles (en violet dans le schéma ci-dessous)

La CFDT considère que la mise en place de Flex-Office ne doit pas se faire de manière extrême en laissant la possibilité aux équipes de s’adapter aux besoins de leur projet. En effet, de nombreux collaborateurs ne souhaitent pas et/ou ne peuvent pas changer régulièrement de bureaux pour différentes raisons. Parmi ces raisons, nous pensons à :

• L’ergonomie avec l‘aménagement d’un bureau propre à un salarié (bureau assis/debout, surélévation des écrans, chaise spécifique, etc.)
• Un besoin pour un collaborateur de rester à un endroit spécifique (un manager qui voudrait rester au centre de son équipe afin de pouvoir “rayonner” plus facilement dans son équipe, un assistant qui voudrait rester à côté de son matériel, etc.)
• Un collaborateur qui ne ferait presque jamais en télétravail (moins de 4 jours de télétravail par mois) et souhaitant garder son bureau
• Un collaborateur n’ayant pas l’espace nécessaire pour accueillir un bureau chez lui

Ainsi, nous proposons le fonctionnement suivant :

• Une majorité (environ 80%) de bureaux “standards”, tous identiques et sur lesquels les salariés pourraient s’installer de manière aléatoire (en jaune dans le schéma ci-dessus)
• Quelques bureaux “spécifiques” (maximum 20%) qui seraient prioritairement utilisés par certains salariés (cf. paragraphes ci-dessus) (en bleu dans le schéma ci-dessus) et qui pourraient être utilisés par d’autres personnes en cas d’absence (congés, télétravail occasionnel, etc.) des salariés qui les utilisent habituellement. Ces bureaux ne devraient pas être personnalisés (au même titre que les bureaux standards, hormis pour les particularités ergonomiques). La distinction de ces bureaux se ferait sur décision du manager de projet et selon les critères ci-dessus.

2.4. Matériel informatique

Sur les bureaux, il sera important de fournir des écrans et des stations d’accueil fiables pour les salariés afin de garantir la facilité dans les changements de bureaux.

À date, malgré l’achat de matériel quasi exclusivement de marque identique, nous constatons que changer de poste révèle très souvent du parcours du combattant. Les stations d’accueil ne marchent très souvent pas correctement en fonction du PC connecté dessus.

Cela implique de réaliser un audit global du matériel défaillant et de procéder au changement ou aux mises à jour (BIOS de l’ensemble des PC et des stations) de ceux-ci.

De plus, ce matériel devra être rangé de manière efficace et identique sur et sous chaque bureau afin d’éviter les “sacs de nœuds » et la disparité des installations.

La CFDT demande également que tous les nouveaux claviers et souris proposés aux collaborateurs soit sans fil et équipés de la technologie Bluetooth® afin d’éviter les connexions/déconnexions quotidiennes et faciliter leur transport.

2.5. Compensation financière

À la vue des économies non négligeables pour l’entreprise (cf. 1. Contexte de la mise en place du Flex-Office), la CFDT considère que ces coûts doivent être répercutés au profit des salariés. Ainsi, nous demandons :

• Une subvention télétravail (comme nous le demandons depuis quelques années dans le cadre de l’accord de télétravail) pour tous les salariés faisant du télétravail selon les plafonds URSAAF (2,60 € / jour de télétravail).
• Une amélioration substantielle de l’intéressement de 400 € sur l’ensemble des paliers de l’accord actuellement en vigueur
• La mise à disposition de nouveaux services pour améliorer le bien-être des salariés : service de barista gratuit à l’accueil des bâtiments, salle de sport, etc.
• Le financement des abonnements parking pour subvenir aux besoins en place de stationnement (cf. Partie 3.5. Espaces de stationnement)
• La subvention de l’achat d’un bureau à hauteur de 200 €, de l’achat d’une chaise de bureau à hauteur de 200 € et de matériel complémentaire à hauteur de 100 €. Le tout renouvelable tous les 4 ans.

3.   Bien être

3.1. Ergonomie

En France, les TMS (Troubles MusculoSqueslettiques) représentent 87% des maladies professionnelles. C’est pourquoi la CFDT considère qu’il est important de créer des espaces de travail ergonomiquement adaptés et adaptables aux collaborateurs. Ainsi, cela implique d’utiliser du matériel modulable par rapport aux caractéristiques physiques de chacun (hors personnes ayant des besoins spécifiques).

Ainsi, il doit être porté une attention toute particulière à l’ergonomie de l’ensemble des postes.

C’est pourquoi, la CFDT demande que :

• L’aménagement des postes “standards” soit étudié avec un ergonome afin d’optimiser l’ergonomie des bureaux
• Chaque collaborateur dispose d’un casier à sa hauteur afin de pouvoir ranger ses objets personnels et son matériel informatique facilement
• Chaque salarié souffrant de maux liés à l’ergonomie et ayant besoin de matériel dédié puisse demander un bureau “spécifique” (cf. 2.2. Organisation des espaces de travail) et du matériel adapté

3.2. Agréabilité des espaces

Il est important de créer des espaces de Flex-Office esthétiquement plaisants afin de remplacer la personnalisation actuelle des bureaux faite par de nombreux collaborateurs. Cela implique d’utiliser des couleurs et des matériaux qui créent une ambiance agréable, ainsi que des éléments de décoration qui ajoutent de la personnalité à l’espace.

La CFDT propose que chaque quartier dispose d’une décoration unique afin de les distinguer et de leur donner une identité.

De plus, nous demandons que les équipes qui travailleront dans ces espaces soient impliquées dans le choix des éléments esthétiques de leur futur quartier.

Nous demandons qu’il soit fait appel à un architecte d’intérieur pour créer des aménagements esthétiques. Voici quelques idées d’aménagements qui nous paraissent intéressantes :

1. Utilisation de couleurs et de différents matériaux : des couleurs naturelles et des matériaux tels que le bois, la pierre ou le béton pour créer une ambiance chaleureuse et apaisante.
2. Ajout d’éléments de décoration : des éléments de décoration tels que des plantes, des œuvres d’art, des miroirs ou des luminaires pour donner de la personnalité à l’espace. Vous pouvez également utiliser des accessoires tels que des coussins, des tapis ou des rideaux pour ajouter de la texture et de la couleur à l’espace.
3. Mise en valeur les fenêtres : des stores, des rideaux ou des stores vénitiens pour mettre en valeur les fenêtres et pour permettre à la lumière naturelle d’entrer dans l’espace tout en créant un environnement plus lumineux et plus agréable.
4. Incorporation d’éléments de design contemporain : des éléments de design tels que des formes géométriques, des matériaux modernes ou des éléments de décoration futuristes pour ajouter une touche de modernité à l’espace.
5. Mise en place de systèmes d’éclairage modulables : des systèmes d’éclairage modulables pour permettre aux collaborateurs de régler l’éclairage en fonction de leurs besoins. Cela peut aider à créer une ambiance plus confortable et plus efficace pour le travail.
6. Utilisation de motifs graphiques : des motifs pour ajouter de l’intérêt visuel à l’espace, comme des motifs géométriques ou des dessins inspirés par la nature.
7. Création des zones de détente : des zones avec des canapés, des fauteuils confortables, etc. (cf. dernier paragraphe de la partie 3.3. Espaces de détentes)

3.3. Espaces de détentes

L’appropriation des espaces par les collaborateurs et le sentiment d’agréabilité passe aussi par les espaces dédiés aux temps de pause. Chaque collaborateur doit être en mesure de pouvoir bénéficier d’espaces qui pourraient lui permettre de se détendre efficacement et qui favoriseraient le lien social entre les collaborateurs. Nous rappelons que ces temps de pauses sont essentiels pour garantir l’efficacité des salariés dans leur travail. De plus, la densification prévue des sites du Tangram et du Home et le potentiel manque d’espace ne doivent pas être un prétexte pour diminuer et pour délaisser ces espaces de pause. La CFDT considère que ces espaces seront essentiels à l’appropriation du Flex-Office par les collaborateurs et à sa bonne mise en œuvre.

Ces espaces permettraient de :

• Réaliser les temps de pause et de décompression (café, sieste, etc.)
• Se restaurer (les collaborateurs doivent avoir le choix de manger dans un espace autre que leur bureau et dans un RIE au prix et à la qualité critiquable)
• Permettre des moments de convivialité (déjeuners d’équipes, organisation d’évènements conviviaux, etc.) 
• Être la vitrine de la culture d’entreprise en aménageant des espaces à l’image de l’entreprise (TV fonctionnelles, affichages (des informations d’entreprise, du CSE et des syndicats), logos Axione, etc.) afin de renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise

La CFDT exige qu’avec la mise en place du Flex-Office, des espaces dédiés aux temps de pauses soient créés et/ou que les espaces existants soient très fortement améliorés et/ou agrandis. Ainsi, nous demandons que 5 % des espaces soient destinés à cet usage et que le principal espace de détente fasse à minima 80 m² d’un seul tenant (dans le cas ou 5% de l’espace est supérieur à 80 m²).

Pour exemple dans un bâtiment comme celui du Home, comprenant environ xxxx m² de bureaux, nous souhaitons environ xxx m² d’espace de détente. A date, il est mis à disposition une salle de pause d’environ xx m² et une annexe de couloir d’environ xx m². Cela est insuffisant pour ce site. De plus ces espaces sont très mal aménagés (uniquement des tables hautes inconfortables, aucune décoration, cloisons blanches en préfabriqués, TV d’entreprise constamment éteintes, etc.). Une grande salle de 80 m² avec un aménagement adéquat pourrait être créée et celle de xx m² conservée et améliorée.

Concernant l’aménagement de ces espaces de détente, au même titre que les espaces de bureaux, ils devront être aménagés de manière agréable (cf. “3.2. Agréabilité des espaces”). De plus, ils devront contenir :

• Frigos
• Micro-ondes
• Evier
• Tables de hauteurs différentes
• Canapés et fat-boys
• Activités (jeux de carte, baby-foot, etc.) autorisées uniquement sur la pause du repas

Enfin, la CFDT demande que les Open-spaces bénéficient de mobiliers de détente (canapés, fat-boys, etc.) pour que les salariés qui le désirent puissent se détendre pendant les pauses méridiennes.

3.4. Hygiène

Il doit être mis en œuvre un “clean desk” afin de garantir la propreté des espaces de travail de chaque collaborateur.

L’ensemble des bureaux devront être nettoyer quotidiennement pour garantir cette propreté et chaque salarié devra disposer de son clavier et de sa souris (incubateurs de bactéries/champignons/virus).

Les sièges devront également être nettoyés régulièrement (nous constatons actuellement que de nombreux sièges sont tâchés/sales).

Les salles de détente devront également être nettoyées quotidiennement et nous demandons qu’un règlement pour l’utilisation du matériel (frigo, micro-ondes, évier, etc.) soient mise en place afin d’éviter tout débordement (exemple : étiquetage avec nom et prénom systématique de la nourriture présente dans le frigo, vidage du frigo toutes les deux semaines, etc.).

3.5. Espaces de stationnement

A la vue de la densification prévue sur les sites du Home et du Tangram, le nombre des places de parking sera en sous-capacité sur ces deux sites.

Ainsi, la CFDT souhaite qu’il soit prévu des solutions afin de permettre aux collaborateurs venant au travail en voiture de pouvoir se garer à proximité immédiate de leur bureau sans aucun surcoût (prise en charge d’un abonnement pour pouvoir stationner en ville gratuitement).

4.   Suivi de la mise en place du Flex-Office

A partir de juillet 2023, la CFDT demande que soit prolongée la commission créée dans le cadre de la mise en place du Flex-Office pour suivre l’installation de cette nouvelle organisation du travail.

En effet, nous souhaitons que les actions mises en œuvre soient analysées et qu’en fonction du retour d’expérience des collaborateurs celles-ci soient adaptées rapidement.

Axione doit se laisser la possibilité d’assurer une réversibilité entre des espaces de bureaux en Flex-Office et des espaces de bureaux classiques en étant prêt à étendre les surfaces louées.

Enfin, la CFDT demande que soit rapidement réunis l’ensemble des collaborateurs du bâtiment du Tangram et du Skay dans un bâtiment unique (sur 2024/2025). Ce nouveau bâtiment sera l’occasion de continuer à améliorer la qualité de vie au travail en capitalisant et en améliorant les aménagements et les services qui seront testés et mis en œuvre en 2023 sur les bâtiments actuels.